会议策划需要注意什么有哪些要点

会议策划与其他的发布会、年会策划比起来就是不一样的性质和策划了。会议策划需有根据此次活动的主题和活动形式来营造相应的气氛和布置。

会议活动是严肃的、隆重的，所以我们如何能深入主题的来突出这些元素的同时还能让大家觉得活动的轻松和欢快呢?

首先我们要从会议活动策划的创意来突破。

这个创意与企业的形象是息息相关的，需要要凸出企业的文化特点，所以我们必须了解到企业的人文特点、形象、实力、对社会造成的价值等都需要，这些方面入手便唾手可得!

当然所有的活动都是在了就活动预算的基础上来策划和设计的，了解预算的情况下就能更清楚的策划和实施了。

根据主办方的公司风格来设定本次北京会议活动策划的特点和类别。所有的现场设备和布置物料也是根据客户的需求来设计的，所以前期一定要了解客户的年龄层次和消费水平，根据这些来判断客户的喜好。

因为一场活动办得成不成功取决于客户对这场活动的满意度。

除此之外，我们要弄清楚会议策划的活动流程和活动形式，基本所有的会议活动都是需要桌椅和名牌的。

当然也是需要根据活动形式来定桌椅的摆放形式，是需要圆桌型的、还是舞台式、还是指挥式又或者是复合型的等等。这些都是需要根据主办方的要求来定的。

会议活动的签到模式和各个环节都是采取什么类型?预算富足的情况下可以使用当下流行的科技签到形式，有刷脸签到、指纹签到、微信签到等，后面的环节也是可以根据这些签到来进行抽奖环节。

活动中的节目也可以根据会议的主题来进行设计，增添一些活动的气氛。

总之，会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务，明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，按照有关规定和程序合理安排会议议程，使各场次会议能顺利衔接，使整体的会议安排周密细致、程序规范，避免出现死角和盲区。

方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作分工安排等内容。

在组织筹备会议的过程中，不仅要加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作，还要加强横向的沟通衔接工作。

大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。

01、活动方案

活动策划涉及到的三大核心问题：

做策划方案前需要关注以下几个重点问题，下面尖点人为您详细分析这几大要素。

活动目的

在做方案前需要对活动目的的制定需要对传播主体有一个精准的分析。因此策划活动前，一定要对企业形象现状进行诊断，从而为选择的活动目标和方法提供依据。

活动主题

活动主题是对活动内容的高度概括，对整个活动起着指导作用。主题设计得是否精彩、恰当，对公众活动成效影响极大。这个被精炼出的主题具有唯一性、相关性和易于传播性，能轻而易举地将活动推向高潮，且任凭时光流逝，依旧鲜活如初。

活动对象

即对目标受众进行分析和定位。活动是以不同的方针对不同的目标客户展开的，因此只有确定了目标客户，才能制定有效的活动方案。经济条件、生活习惯、价值观念、利益要求等的差异都会使目标客户群体呈现不同的特点。

方案需要包括：会议名称、时间、地点、模拟、主要内容、议程、拟出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。

02、预算控制

我们都知道，一场活动的预算、资源、时间、目标等都是有明确限制的。因此先确定预算，再制定计划其实是相对稳妥的办法。

确定必需成本、来宾交通及接待、场地费用和搭建、资料礼品的准备，纳入非必需成本、表演和娱乐、主持人等。

03、活动方案

根据国家大型活动实行申报备案制，举办大型活动前，承办单位(或具体执行单位)须提前20天向当地公安机关及消防部门申报；申报同意后，由承办单位(或具体执行单位)向当地安监部门备案，同时由安监部门负责通报有关部门和单位。

提醒报备方案中需注意以下两个问题：

安排会场警卫和交通疏导

通知相关部门做好会场今晚及交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警在会场附近进行交通疏导。

电力保障

会前与供电部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班，以便应对突发情况。

04、媒体庆典

在邀请媒体的时候，需要事先清楚对方需求，是不是需要提供专用的设备车停放处、需要可以铺设电缆的地方、媒体设备的接口是哪种等这些问题，如果需要私下采访，需要备好房间供其使用。

05、预定会场

会议时间确定之后，要立刻与会议场所联系沟通，预定会议室，并安排做好先期工作。同时需要预定会议期间参会人员的用餐及住宿。

06、会议邀请

按照会议时间要求，落实登记与会人员，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后向有关领导报告后向与会人员发出邀请。

07、人员安排及资料准备

项目组一般包括：项目组长、策划、执行、设计、摄影摄像、礼仪、速记、同传等人员。在选择小组成员的时候，需明确小组成员工作职责，做到专人专项，从而提高工作效率。

需要设定会议目标与细致的会议议程。作为会议的组织者，要对此次会议的目标和意义做出清晰的判断。根据需要实现的目标，对会议的节奏进行拆分，按照合理的逻辑去规划每一阶段的议题。同时需要根据议程，对资料进行收集整理。包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等证件的制作，需根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安排的原则设计制作。

08、会场布置

要从会议性质、领导及嘉宾人数、主席台大小及方便领导入席等方面综合考虑，布置背景板、易拉宝等活动物料。

编制座区图，摆放座签

根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次，座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。

检查音响和灯光

根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实三检查：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。

会议用车

大型会议活动，需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。

09、活动总结

活动结束后需要对这次活动进行总结归纳从而向客户或领导汇报。对于活动执行过程中，需将出现的问题汇总并寻找出现问题的原因，避免下次类似的问题再次发生。活动并不是一项单一的工作，而是一个有计划的，以创造性的方法解决复杂具体问题的过程。但是所有这些过程都需要一个强有力的执行，否则之前所做的一切努力都是竹篮打水一场空。

举办活动需要注意的问题还有很多，一场大型活动找一个专业的活动策划公司必不可少，尖点传媒专业致力于活动策划，尖点人以客户服务为中心，以品牌塑造为核心，以活动执行为重心。细节的严格把控，活动流程的完美衔接，以及各项工作的顺利执行。全心结合，全力以赴。选择尖点，就是选择成功！